Gestire un’associazione

 

Un’associazione deve essere considerata un’azienda a tutti gli effetti, la quale persegue dei fini sociali, e deve essere gestita come tale, anche se le finalità sono senza fini di lucro e l’operatività è su basa volontaria.

Troppo spesso accade che, dopo l’abbandono da parte del suo presidente, l’associazione cessi di vivere a causa del disimpegno da parte dei suoi componenti; ciò dimostra l’assenza di motivazione dei suoi componenti.

Per fornire un supporto “motivazionale”, Sport Nazionale ha predisposto, in formalità e-learning, un corso gratuito posto a disposizione di qualsiasi persona, associata o no, che desidera approfondire questa tematica, senza alcun impegno da parte sua ma allo solo scopo di fornire un valido ausilio a quanti desiderano avvicinarsi , o già ci operano, nel Terzo Settore. 

Il primo aspetto è la motivazione! È importante che il gruppo di persone (soci fondatori) che danno vita all’associazione siano veramente motivati al raggiungimento dello scopo sociale; associazioni nel cui consiglio direttivo ci sono solo parenti (sono imprese familiari mascherate) oppure costituite con dei prestanome, sono da evitare assolutamente.

L’ignoranza (ignorare le cose) e il timore che altri possano apprendere le nostre conoscenze e divenire dei competitor in grado di scalzarci, è una delle devianze mentali dell’uomo. In un’associazione le persone devono essere informate e coinvolte. È bene che la cattiva notizia sia comunicata dal responsabile e non appresa casualmente: il danno di credibilità che ne deriva è enorme. Informare e trasmettere le proprie conoscenze è la chiave della comunicazione sociale e motivazionale.

In un’associazione, oltre alla motivazione, è indispensabile costruire un team di persone, affinché ciascuno svolga un ruolo ben preciso e possa “metterci del suo” per raggiungere il proprio obiettivo. Il presidente ha il compito del coordinamento, della verifica, della stimolazione, della fiducia reciproca.

In ogni organizzazione sorgono conflitti tra la dirigenza e soci, oppure tra soci o tra dirigenti; è opportuno risolverli attraverso le tecniche del problem solving alla loro comparsa o, meglio, anticiparli con azioni che li possono evitare. In ogni caso, la direzione o il presidente non dovranno mai schierarsi apertamente a favore di uno o dell’altro ma fungere da pacieri, eliminando le cause di una possibile duplicazione del conflitto.

La direzione e il presidente hanno il compito di creare sempre nuovi stimoli e obiettivi da raggiungere: si coinvolge cioè l’associazione in una “missione da raggiungere” e l’impegno dei soci è mirato al superamento della sfida, rimanendo motivati durante l’organizzazione.

La buona organizzazione è alla base del successo dell’associazione. Tutte le attività devono essere svolte con efficienza e senza burocrazia ma devono essere registrate per costruire uno storico utile all’esperienza e alle future iniziative.

Lo sfruttamento delle risorse disponibili non deve essere uguale o superiore alla loro disponibilità, e azioni economiche o l’utilizzo di forze sociali devastanti possono far correre il rischio di lasciare l’associazione senza cassa per far fronte a imprevisti o senza disponibilità umana. Il ricorso a finanziamenti extra da parte dei soci può far germogliare dissidi. La ricerca di finanziamento e l’incremento delle risorse umane è fondamentale per il proseguo dell’attività sociale.

La vita di un’associazione è come l’onda del mare, con alti e bassi, e nel corso della sua vita raggiunge un apice difficilmente superabile, dal quale inizia un inesorabile declino. È indispensabile individuare in queste curve i punti critici e intervenire creando equilibri e nuove sfide, per proseguire nella crescita della curva.

È indispensabile ricercare il consenso interno, cioè quello degli già appartenenti all’associazione e quello esterno, le persone che potrebbero un domani appartenere all’associazione; questo obiettivo si raggiunge attraverso l’informazione e il coinvolgimento, la formazione e la fiducia, ponendo l’interlocutore al centro dell’attenzione di tutta l’associazione o dei suoi preposti.

Il lavoro in un’associazione che vuole crescere e divenire determinante nel territorio è enorme! Non si può operare senza delegare gli altri: questo è un passo indispensabile e importante. C’è il rischio di delegare persone sbagliate che possono mettere a rischio la stessa esistenza associativa, ma non c’è crescita senza delega. Ecco che il controllo svolge una funzione importante, ma deve avvenire attraverso un percorso di verifica delle attività delegate e del raggiungimento dei loro obiettivi nel piccolo e medio tempo.

Gli aspetti amministrativi sono fondamentali: di seguito, alcune informazioni basilari:

 

1) Libri sociali

  • Acquisto e predisposizione dei libri sociali (Soci, Verbali Consiglio Direttivo, Verbali Assemblee dei soci e prima nota);
  • trascrizione dell’atto costitutivo e dello statuto nel Libro delle adunanze e delle delibere dell’assemblea dei soci;
  • trascrizione del Verbale di ammissione dei soci nel Libro delle adunanze e delle delibere del Consiglio direttivo;
  • compilazione del Libro dei soci;
  • assistenza nelle modalità di trascrizione dei libri sociali;

 

2) Operazioni contabili

  • Acquisto e predisposizione dei libri contabili;
  • impiantistica contabile;
  • compilazione della prima nota cassa;
  • compilazione della prima nota banca;
  • compilazione del libro giornale di contabilità;
  • conservazione delle pezze giustificative di spesa e di entrata;
  • archiviazione corretta delle fatture;
  • archiviazione degli atti e dei documenti.

 

3) Predisposizione dei primi atti da porre in essere subito dopo la costituzione

  • Domanda di ammissione a socio;
  • comunicazione al socio di avvenuta ammissione.

 

4) Piano dei conti

  • Predisposizione di piano dei conti personalizzato.

 

5) Primi verbali

 

  • Predisposizione di un primo ordine del giorno e convocazione dell’assemblea dei soci per l’adunanza di inizio anno associativo.